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Otimização da Informação: O mínimo que se espera de uma empresa no século XXI

Quando se desenvolve alguma coisa, por questões lógicas procura-se criar condições favoráveis para que o planejado aconteça. Isto é no mínimo desejável para que se alcance o objetivo.

Pessoalmente, quando penso em otimização de informação e processos me vem à cabeça uma experiência profissional que tive em uma das maiores multinacionais que existem hoje.  

A empresa em questão utilizava de um acordo interno onde a informação seguia um padrão bastante rígido e acima de tudo, extremamente ultrapassado. Mensalmente, todas as informações sobre avanço no quadro de metas, rotas da área logística de entrega e desempenho eram impressas em folhas gigantescas e enquadradas nas paredes do ambiente de trabalho, em locais “estrategicamente” definidos por gestores da sede nacional, unicamente responsáveis pela supervisão deste sistema de informação.

A atualização destas informações era uma das minhas diversas tarefas mensais.

Mas até então, qual é a real problematização dos fatos?

Em sua totalidade, estas informações com atualizações mensais  ja eram passadas aos destinatários  diariamente, semanalmente e mensalmente através da utilização de disparos de e-mail. Mesmo assim, era (e possivelmente ainda é) uma tarefa de prioridade máxima, utilizada pela empresa desde a década de 70.

Certo dia decidi fazer alguns cálculos para saber quanto tempo eu deixava de investir em outras tarefas importantes e insubstituíveis para me dedicar à esta papelada sem muito sentido.

Todo mês eu dedicava quase um dia inteiro de trabalho para recolher as informações, montar os documentos, solicitar a cobertura dos custos, ir até uma gráfica, imprimir, enquadrar e finalmente atualizar todas estas informações em todo o ambiente físico da empresa. Lembrando: Informações que já eram passadas digitalmente todos os dias pela manhã.

Por ano eram cerca de 12 dias de trabalho dedicados à isso, pouco mais da metade dos dias úteis de um mês inteiro de trabalho! Não é algo que se espera de uma empresa de 150 anos de existência com valor de mercado avaliado em 240 bilhões de dólares.

Obviamente empresas que nascem hoje já possuem uma cultura digital onde tudo é possível otimizar através das ferramentas digitais, tanto para a informação quanto para o operacional em si. Parando pra pensar nessa relação, tudo em um ambiente corporativo é feito de informações. Quanto mais rápido, otimizado e preciso é este processo, não somente mais tarefas podem ser feitas em um tempo mínimo como também o todo o trabalho que envolve estas tarefas acabam resumindo-se em alguns cliques (As vezes nem isso!).

A partir da perspectiva desta experiência, pode-se concluir que algumas empresas mais antigas no mercado sofrem com o “mal de engessado” que atinge todas as áreas, do administrativo/pessoal ao comercial, não importando o tamanho, tempo ou valuation.

Fazia muito sentido toda essa regularidade e exigência quando todos os processos dependiam muito mais da mão de obra física do que digital.

Utilizando de um discurso bem cliché e batido porém muito correto: Os tempos mudaram.

Utilizar da informação rápida, digital e otimizada hoje é o básico na estrutura de uma empresa, seja ela uma gigante ou não. Isto reflete em uma série de fatores que proporcionam um maior desempenho dos processos, da equipe e da empresa a partir de uma macro-visão analítica. Todos os anos, o famoso “mínimo do mínimo” é atualizado, e estar a par destas atualizações é a verdadeira exigência que se espera de uma empresa no século XXI.

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